การเขียนอย่างมีประสิทธิภาพ: เคล็ดลับลดการใช้คำฟุ่มเฟือยและปรับปรุงความชัดเจน

การเขียนอย่างมีประสิทธิภาพ: เคล็ดลับลดการใช้คำฟุ่มเฟือยและปรับปรุงความชัดเจน

การเขียนอย่างมีประสิทธิภาพไม่ใช่การเร่งเขียนร่างให้เสร็จ แต่มันคือการพูดมากขึ้นด้วยคำที่น้อยลง — ตัดทอนเนื้อหาที่ไม่จำเป็น ความซ้ำซ้อน และโครงสร้างที่อ่อนแอเพื่อให้ข้อความของคุณสื่อถึงอย่างชัดเจนและรวดเร็ว

ไม่ว่าคุณจะเขียนโพสต์บล็อก อีเมล รายงาน หรือเนื้อหาโซเชียลมีเดีย ความสามารถในการเขียนร้อยแก้วที่กระชับและชัดเจนเป็นหนึ่งในทักษะที่มีค่าที่สุดที่คุณสามารถพัฒนาได้ คู่มือนี้นำเสนอเทคนิคเชิงปฏิบัติในการลดการใช้คำฟุ่มเฟือยและปรับปรุงความชัดเจนในทุกงานเขียนของคุณ

ทำไมการใช้คำฟุ่มเฟือยถึงทำลายงานเขียนของคุณ

ความสนใจของผู้อ่านมีจำกัด

ผู้ใช้เว็บโดยเฉลี่ยอ่านเพียง 20 ถึง 28 เปอร์เซ็นต์ของคำบนหน้า ทุกคำที่ไม่จำเป็นทำให้ข้อความของคุณเจือจางและเพิ่มโอกาสที่ผู้อ่านจะพลาดประเด็นสำคัญของคุณ

เครื่องมือค้นหาชอบเนื้อหาที่ชัดเจน

อัลกอริทึมของ Google ประเมินคุณภาพเนื้อหาส่วนหนึ่งโดยการวัดความชัดเจนและความกระชับ หน้าที่เสียคำด้วยคำเติมเต็มและความซ้ำซ้อนมักทำงานได้แย่กว่าในการจัดอันดับการค้นหาเมื่อเทียบกับเนื้อหาที่โฟกัสและแก้ไขอย่างดี

ความน่าเชื่อถือลดลง

การเขียนที่ใช้คำฟุ่มเฟือยส่งสัญญาณความไม่แน่นอนหรือการขาดการเตรียมตัว การเขียนที่ชัดเจนและตรงไปตรงมาสื่อสารความมั่นใจและอำนาจ ผู้อ่านไว้วางใจนักเขียนที่เข้าประเด็น

แหล่งที่มาทั่วไปของการใช้คำฟุ่มเฟือย

1. วลีเติมเต็ม

วลีทั่วไปหลายคำสามารถแทนที่ด้วยคำเดียว:

| วลีที่ฟุ่มเฟือย | คำแทนที่ที่กระชับ | |---|---| | In order to | To | | Due to the fact that | Because | | At this point in time | Now | | In the event that | If | | In the majority of cases | Usually | | On a regular basis | Regularly | | Despite the fact that | Although | | With the exception of | Except | | In close proximity to | Near |

2. คู่ที่ซ้ำซ้อน

บางคำมักถูกใช้คู่กันเป็นนิสัยเมื่อคำเดียวมีความหมายครบถ้วน:

• Advance planning → Planning
• End result → Result
• Past history → History
• Free gift → Gift
• Final outcome → Outcome
• Added bonus → Bonus
• Each and every → Each
• First and foremost → First

3. การทำคำกริยาให้เป็นคำนาม (Zombie Nouns)

การทำคำกริยาให้เป็นคำนามสร้างประโยคที่ยาวขึ้นและอ่อนแอลง เปลี่ยนกลับเป็นคำกริยาเพื่อให้การเขียนของคุณตรงไปตรงมามากขึ้น

ฟุ่มเฟือย: "We made a recommendation that the policy be implemented." กระชับ: "We recommended implementing the policy."

ฟุ่มเฟือย: "Conduct an investigation into the matter." กระชับ: "Investigate the matter."

4. วลีบุพบทที่ไม่จำเป็น

แทนที่วลีบุพบทด้วยคำคุณศัพท์หรือคำกริยาวิเศษณ์คำเดียวเมื่อเป็นไปได้

ฟุ่มเฟือย: "The report on the topic of customer satisfaction..." กระชับ: "The customer satisfaction report..."

Active Voice เทียบกับ Passive Voice

Passive Voice ไม่ผิดหลักไวยากรณ์ แต่มันมักจะใช้คำมากกว่าและตรงไปตรงมาน้อยกว่า Active Voice เกือบเสมอ

วิธีการสังเกต Passive Voice

Passive Voice เกิดขึ้นเมื่อประธานของประโยครับการกระทำแทนที่จะเป็นผู้กระทำ มองหารูปแบบของ "to be" (is, was, were, been) ตามด้วย past participle

Passive: "The meeting was led by Sarah." Active: "Sarah led the meeting."

Passive: "It was decided that the deadline would be extended." Active: "The team extended the deadline."

เมื่อใด Passive Voice เป็นที่ยอมรับได้

Passive Voice มีประโยชน์เมื่อ:

• ไม่ทราบผู้กระทำ ("The window was broken sometime Tuesday")
• ผู้กระทำชัดเจนหรือไม่สำคัญ ("He was born in 1990")
• คุณต้องการเน้นผู้รับการกระทำ ("The patient was treated immediately")

ในกรณีอื่นทั้งหมด เลือกใช้ Active Voice เพื่อการเขียนที่ชัดเจนและกระชับมากขึ้น

เทคนิคการแก้ไขเชิงปฏิบัติ

การทำโครงร่างย้อนกลับ

หลังจากเขียนร่างเสร็จ สร้างโครงร่างย้อนกลับ: อ่านแต่ละย่อหน้าและเขียนสรุปหนึ่งประโยคว่ามันพูดอะไร หากย่อหน้าไม่มีประเด็นที่ชัดเจน ให้ตัดหรือเขียนใหม่ หากสองย่อหน้าสร้างประเด็นเดียวกัน ให้รวมเข้าด้วยกัน

กฎการตัด 10%

ท้าทายตัวเองให้ตัดจำนวนคำลง 10 เปอร์เซ็นต์ในทุกครั้งที่แก้ไข ใช้ตัวนับคำออนไลน์ฟรี เพื่อติดตามความคืบหน้าของคุณ สิ่งนี้บังคับให้คุณระบุและลบทุกคำ วลี และประโยคที่ไม่จำเป็น

อ่านออกเสียง

การอ่านข้อความของคุณออกเสียงเผยให้เห็นการใช้ถ้อยคำที่อึดอัด ประโยคที่ยาวเกินไป และโครงสร้างที่ไม่เป็นธรรมชาติซึ่งการอ่านเงียบพลาดไป หากคุณหมดลมหายใจก่อนที่จะจบประโยค มันยาวเกินไป

การทดสอบ "แล้วไง?"

หลังจากทุกประโยค ถามว่า "แล้วไง?" หากประโยคไม่ได้ขับเคลื่อนข้อโต้แย้งของคุณ ให้ข้อมูลแก่ผู้อ่าน หรือมีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน ให้ลบทิ้ง

ตัดคำขยายความ

คำเช่น "very," "really," "quite," "extremely," และ "actually" แทบไม่เพิ่มความหมาย ลบออกและดูว่าประโยคแข็งแรงขึ้นโดยไม่มีมันหรือไม่

ก่อน: "This is a very important and extremely urgent matter." หลัง: "This is urgent."

แทนที่ "There Is" และ "There Are"

โครงสร้างเหล่านี้เพิ่มคำโดยไม่เพิ่มความหมาย

ฟุ่มเฟือย: "There are several factors that contribute to..." กระชับ: "Several factors contribute to..."

ฟุ่มเฟือย: "There is a need for additional research in this area." กระชับ: "Additional research is needed in this area."

ตัวอย่างก่อนและหลัง

ก่อน (ฟุ่มเฟือย)

"In the event that you find yourself in a situation where you are unable to attend the meeting that has been scheduled for next Tuesday, it would be appreciated if you could please notify your supervisor at your earliest possible convenience."

หลัง (กระชับ)

"If you cannot attend next Tuesday's meeting, please notify your supervisor as soon as possible."

เวอร์ชันที่สองใช้ 17 คำแทน 34 คำ ส่งข้อความเดียวกัน และอ่านและเข้าใจง่ายกว่า

การสร้างนิสัยการเขียนที่มีประสิทธิภาพ

ตั้งเป้าหมายจำนวนคำ

ก่อนที่คุณจะเริ่มเขียน ตั้งจำนวนคำเป้าหมายสำหรับแต่ละส่วน สิ่งนี้สร้างแรงจูงใจตามธรรมชาติในการกระชับ ใช้ตัวนับคำเพื่อให้อยู่ในเส้นทาง

เขียนร้อน แก้ไขเย็น

แยกกระบวนการร่างและการแก้ไขออกจากกัน เขียนอย่างอิสระโดยไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับการใช้คำฟุ่มเฟือย — ระบายความคิดลงบนหน้าก่อน จากนั้นเปลี่ยนเป็นโหมดบรรณาธิการและตัดอย่างไร้ความปราณี การพยายามแก้ไขขณะที่คุณร่างทำให้คุณช้าลงและนำไปสู่การเซ็นเซอร์ตัวเอง

ฝึกฝนทุกวัน

เช่นเดียวกับทักษะใด ๆ การเขียนที่กระชับพัฒนาขึ้นด้วยการฝึกฝน ท้าทายตัวเองให้เขียนสรุป 100 คำทุกวันเกี่ยวกับสิ่งที่คุณอ่าน ขีดจำกัดคำบังคับความชัดเจนและความแม่นยำ

เรียนรู้จากนักเขียนที่กระชับยอดเยี่ยม

อ่านนักเขียนที่มีชื่อเสียงด้านความชัดเจนและความกระชับ — George Orwell, Ernest Hemingway และนักเขียนจดหมายข่าวร่วมสมัย สังเกตความยาวประโยค การเลือกคำ และวิธีที่พวกเขาสร้างข้อโต้แย้งโดยไม่ใช้คำที่สิ้นเปลือง

ข้อมูลอ้างอิงด่วน: รายการตรวจสอบการแก้ไข

• [ ] มีประโยคใดที่สามารถย่อให้สั้นลงโดยไม่สูญเสียความหมายได้หรือไม่?
• [ ] วลีเติมเต็ม ("in order to," "due to the fact that") ถูกแทนที่ด้วยคำเดียวหรือไม่?
• [ ] Passive Voice ถูกลดให้น้อยที่สุดหรือไม่?
• [ ] คำขยายความ ("very," "really," "quite") ถูกลบออกหรือไม่?
• [ ] โครงสร้าง "there is" และ "there are" ถูกแทนที่หรือไม่?
• [ ] ทุกย่อหน้าจำเป็นหรือไม่?
• [ ] คุณสามารถตัดจำนวนคำทั้งหมดลง 10% ได้หรือไม่?
• [ ] คุณฟังดูมั่นใจและตรงไปตรงมาหรือไม่?

ใช้ตัวนับคำออนไลน์ฟรี เพื่อตรวจสอบความคืบหน้าของคุณหลังจากการแก้ไขแต่ละครั้ง ติดตามการลดจำนวนคำของคุณจากร่างแรกสู่เวอร์ชันสุดท้าย — มันเป็นวิธีที่วัดได้ในการเห็นความกระชับของคุณพัฒนาขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป